TERMS OF REFERENCE (ToR) - Legal Services

1. Background and Objectives

Welthungerhilfe (WHH) is one of the largest private and non-profit aid organizations in Germany; politically independent and non-denominational. Welthungerhilfe (WHH) provides emergency relief as well as long-term development aid to people in need worldwide. It is fighting for "Zero Hunger by 2030".

In Iraq, WHH has supported displaced populations, returnees, and vulnerable rural communities since 2014 through integrated programming that links climate-smart agriculture, water management, renewable energy, market development, and community governance focusing more on the development and recover sectors.

WHH’s footprint spans multiple governorates and is anchored in strong relationships with local authorities, civil society, and private sector actors, Welthungerhilfe (WHH) is seeking a qualified, licensed legal and administrative service provider at the capacity of a Lw Firm or a Freelancer to deliver comprehensive legal representation, administrative management, government liaison, and statutory compliance services where WHH is registered within both Kurdistan region and Federal Iraq.

The primary objective of this engagement is to ensure full compliance of WHH operations with the statutory frameworks, labor laws, tax codes, and NGO regulatory guidelines established by the Government of Iraq (GoI) and the Kurdistan Regional Government (KRG).

Additionally, the selected entity, will proactively manage all required registrations, visas, residency permits, official clearances, tax filings, document authentications, and legal advisories to guarantee uninterrupted humanitarian operations.

The initial duration of the agreement is for (12 month) with the possibility of extension.

WHH is currently working in Iraq with a team of 10 -15 employees.

2- Instructions to Suppliers

1. Read through all information provided in this document including the tasks description.
2. Ensure that you can comply with all requirements prior to starting work on your bid.
3. Submit all documents requested as part of your bid - Your updated CV for freelance lawyers or Company profile for firms. Valid Practice license for lawyers & Valid registration documents for firms.
4. Your pricing submission should be in the currency of IQD and should be inclusive of Value Added Tax (VAT) and any other applicable taxes.
5. Your whole bid must be completed in the English language or Arabic, based on your capacity.
6. WHH is not bound to accept the lowest offer or any offer.
7. The bid is designed in Two natures:
8. Option A - Cost per task: Requirements are detailed by the task in the Pricing Schedule below, and the bidder can indicate the cost per each of these tasks, and WHH shall process and pay upon deliverables and per task.
9. Option B - Monthly Retainer: An agreed monthly retainer (fixed) shall be automatically processed and paid to the winning bidder to cover the entire set of tasks. We expect this to be a reasonable price considering the size of WHH and the small work it might require (more in the pricing schedule below).

Any other legal fees to any government parties will be reimbursable by WHH in the condition of the presence of supported payment receipts.

Right of Selection: WHH reserves the right to accept either option at its sole discretion.

9. Suppliers will be excluded from participation in procurement if:
10. They are bankrupt or being wound up, are having their affairs administered by the courts, have entered into an arrangement with creditors, have suspended business activities, are the subject of proceedings concerning

those matters, or are in an analogous situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or regulations they have been convicted of an offence concerning their professional conduct by a judgement that has the force of res judicata.

1. They have been guilty of grave professional misconduct proven by any means that WHH can justify.
2. A contract shall not be awarded to any Supplier, during the procurement procedure for this contract:
3. are subject to a conflict of interest.
4. are guilty of misrepresentation in supplying the information required by the contracting authority as a condition of participation in the procurement procedure or fail to supply this information
5. find themselves in one of the situations of exclusion for this procurement procedure as listed above.
6. Prior to the award of the contract, the winning bidder will be required to provide company and key personnel information to enable anti-terrorism checks to be conducted by WHH. Information requested may include any different trading names of the company as well as names, dates of birth, and passport/identification numbers for key personnel such as the chief executive, finance director, trustees, majority owner, and key staff working on the contract. The winning bidder must pass these anti-terrorism checks before the contract is awarded.
7. After approval from WHH, donors have the right to access all procurement documentation held by both WHH and the Supplier to verify that the correct procedures have been followed.

3. Scope of Work and Key Responsibilities

The Legal Contractor shall provide legal representation, administrative processing, and legal advisory across both Erbil and Baghdad, liaising directly with key line ministries and public authorities, including but not limited to: Directorate of NGOs (DNGO), Ministry of Interior (MoI), Residency Office, Joint Crisis Coordination Centre (JCC), Department of Foreign Relations (DFR), Ministry of Foreign Affairs (MoFA), Traffic Police Directorate, General Tax Authority / Tax Office, Syndicate of Legal Accountants, Ministry of Justice (MoJ), Airport Authorities, and Essayish.

3.1 Regional Operational Breakdown:

1. Erbil (Kurdistan Region of Iraq - KRI)

• NGO Registration & Admin Orders: Represent WHH in DNGO Erbil for the renewal of NGO registration, Administrative Orders, and Country Director change approvals.
• Visas & Residency (Iqama): Complete management of entry e-visas, visa extensions, exit visas, and residency permits (Iqama). Includes secondment of a designated lawyer to function as official WHH representative at MoI and the Residency Office for code updates and renewals.
• Tax & Financial Compliance: General correspondence with the Tax Office, preparation and timely submission of quarterly and annual tax forms, facilitation of annual financial report approvals via legal accountants, and securing official Tax Clearance letters.
• Vehicle & Administrative Support: Processing Traffic Police documentation for organizational vehicle registration/renewal, PoA management, legal translations, and opening local bank accounts as required.

1. Baghdad (Federal Iraq - GoI)

• DNGO & Central Representation: Full representation and coordination with the Directorate of NGOs in Baghdad, including the Country Director legal status updates, and presence during official DNGO office inspections.
• Visas & Foreign Affairs: Processing multiple entry visas for international staff, single entry visitor visas, visa extensions, and exit visas. Coordination with MoFA and DFR for document attestation and clearance.
• Financial & Legal Filings: Submission of annual financial reports to Federal DNGO in coordination with legal accountants and the Syndicate of Legal Accountants.

3.2 Specialized Legal & Advisory Services

• Legal Opinions & Advisory: Provide expert legal opinions and context-specific advice on Iraqi Labor Law, NGO regulations, tax liabilities, social security schemes, travel/airport protocols, and operational compliance.
• Contractual & HR Review: Review and draft HR contracts, memos, national staff terms of employment, terminations, vendor/supplier procurement agreements, and partner MoUs to ensure legal enforceability and alignment with national legislation.
• Document Authentication & Translation: Facilitate certified legal translations (Arabic/Kurdish/English) and execute multi-step document authentications across DNGO, DFR, MoFA, and the Ministry of Justice (MoJ).

4. Key Deliverables & Service Standards

All tasks shall be executed strictly within standard administrative timelines and in full compliance with applicable statutory procedures. Bidders should propose an all-inclusive price, or per-task cost structure, or submit offers for both options. WHH reserves the right to decide which pricing model to accept. The summary table below outlines the core service categories and unit benchmarks. Description

Service / Task Description                                                 Unit / Basis     Price per task

Admin Order Renewal / Country Director Change (Erbil)             Per Process               for Option A

Country Director Change Process (Baghdad)                                     Per Process                      

Iqama (Residency Permit) - Full Processing per Person               Per Person                    

E-Visa Application & Code Activation                                                       Per Visa

IQ Visa (Federal Iraq Approval & Portal Submission)                       Per Visa

Visa Extension / Exit Visa Processing                                                       Per Process

Tax Form Submission (Quarterly / Seasonal)                                        Seasonal

Document Authentication (DNGO / DFR / MoFA / MoJ)                    Per Document

Car Registration / Buying and selling procedures

(Erbil Traffic Office)                                                                      Per Vehicle

Written Legal Opinion / Advisory Brief                                                       Per Case

General Information Sharing & Regulatory Updates                         Ongoing

JCC Access Letters & Movement Permits                                               Per Request

Any other Request to authorities                                                                  Per request

5. Operational Requirements & Availability

Working Days & Hours: Sunday through Thursday, 08:00 AM – 05:00 PM (Local Iraq Time)

Office & Field Presence: The Legal Contractor shall maintain designated lawyers and government liaison officers available for in-person attendance at government ministries in Erbil, Baghdad, or any other governorate in Iraq, as well as meetings at WHH offices when required.

Filing & Archiving: The Legal Contractor must establish and maintain a complete, up-to-date filing system (both hard copy and electronic archives) for all WHH legal records, approvals, visas, and tax receipts.

6. 6. Qualification Requirements & Selection Criteria

Legal Registration: Fully registered legal firm or consultancy licensed to practice in both Federal Iraq and the Kurdistan Region of Iraq.

Professional Experience: Minimum of 8 years of demonstrated experience providing legal representation, tax advice, and government liaison for international non-governmental organizations (INGOs) in Iraq.

Key Personnel: Licensed attorneys admitted to the Iraqi Bar Association and KRI Lawyers Syndicate, with proven histories in DNGO, MoI, and Tax Directorate affairs.

7. Application and deadline:
8. You may Apply your application with below requirements to This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. and for any clarification you can reach me via WhatsApp (0751 067 0660), not later that 7^th SEP 2026 at 11:59 pm.

1. Documents to apply.

- Detailed CV. (with supporting documents such as registration/ Licenses and indication of experiences with other entities)

- Quotation Summery (price Offer – Annex Attached).

- Supplier Declaration (Annex Attached).

- Term of References (Attached)

Tender's Files

6a8c1410c0d25-annex-i-supplier-declaration.pdf
6a8c1410c2498-terms-of-reference-tor-legal-services-arabic-version-1.pdf
6a8c1410c2ad8-terms-of-reference-tor-legal-services-ab-aa-rev2.pdf
6a8c1410c306d-annex-ii-quotation-summary-option-a.pdf
6a8c1410c3498-annex-ii-quotation-summary-option-b.pdf

الشروط المرجعية (ToR) - الخدمات القانونية

• الخلفية والأهداف

منظمة (Welthungerhilfe - WHH) هي إحدى أكبر المنظمات الإنسانية الخاصة وغير الهادفة للربح في ألمانيا؛ وهي منظمة مستقلة سياسياً وغير طائفية. تقدم المنظمة الإغاثة الطارئة بالإضافة إلى المساعدات التنموية طويلة الأجل للمحتاجين في جميع أنحاء العالم، وتعمل تحت شعار "القضاء على الجوع بحلول عام 2030".

في العراق، تدعم المنظمة النازحين والعائدين والمجتمعات الريفية الأكثر هشاشة منذ عام 2014 من خلال برامج متكاملة تربط بين الزراعة الذكية مناخياً، إدارة المياه، الطاقة المتجددة، تطوير الأسواق، والحوكمة المجتمعية، مع التركيز بشكل أكبر على قطاعي التنمية والتعافي.

يمتد نطاق عمل المنظمة عبر عدة محافظات، ويعتمد على علاقات قوية مع السلطات المحلية والمجتمع المدني والقطاع الخاص.

تسعى المنظمة للتعاقد مع مزود خدمات قانونية وإدارية مؤهل ومُرخص، سواء كان شركة محاماة أو محامي حر (Freelancer)، لتقديم تمثيل قانوني شامل، إدارة إدارية، التنسيق الحكومي، وخدمات الامتثال التنظيمي في المناطق التي تسجل فيها المنظمة سواء في إقليم كردستان أو العراق الاتحادي.

الهدف الأساسي من هذا التعاقد هو ضمان الامتثال الكامل لنشاطات المنظمة مع الأطر القانونية، قوانين العمل، قانون الضرائب، والإرشادات التنظيمية للمنظمات غير الحكومية الصادرة عن الحكومة الاتحادية وإقليم كردستان.

 بالإضافة إلى ذلك، سيقوم الكيان المختار بإدارة جميع عمليات التسجيل، التأشيرات، إقامات الأجانب، الموافقات الرسمية، التصديقات الضريبية، توثيق المستندات، والاستشارات القانونية بشكل استباقي لضمان استمرارية العمليات الإنسانية دون انقطاع.

مدة العقد الأولية هي (12) شهرا مع إمكانية التمديد.

تضم المنظمة حالياً في العراق فريق عمل يتراوح بين 10 إلى 15 موظفاً.

• تعليمات للمزودين (المقدمين)

1. قراءة جميع المعلومات الواردة في هذا المستند بعناية، بما في ذلك وصف المهام.
2. التأكد من القدرة على التوافق مع جميع المتطلبات قبل البدء في تقديم العرض.
3. تقديم جميع المستندات المطلوبة كجزء من العرض: السيرة الذاتية المحدثة (للمحامين المستقلين) أو الملف التعريف للشركة (للشركات)، هوية ممارسة المهنة النافذة للمحامين، ومستندات التسجيل النافذة للشركات.
4. يجب تقديم تسعير الخدمات بالدينار العراقي (IQD)، وأن يكون شاملاً لضريبة القيمة المضافة (VAT) وأي ضرائب أخرى تطبق.
5. يجب إكمال العرض بالكامل إما باللغة الإنجليزية أو العربية، بناءً على قدرة المتقدم.
6. المنظمة غير ملزمة بقبول أقل الأسعار أو أي عرض مقدم.

1. تم تصميم تقديم الأسعار على نمطين:
• الخيار (أ) - التكلفة حسب المهمة: يتم تفصيل المتطلبات حسب المهمة في جدول التسعير أدناه، ويمكن للمتقدم تحديد تكلفة كل مهمة، وتدفع المنظمة المبالغ بناءً على المخرجات وتكلفة كل مهمة.
• الخيار (ب) - أتعاب شهرية ثابتة (Retainer): يتم دفع أتعاب شهرية متفق عليها (ثابتة) تلقائياً للمتقدم الفائز لتغطية جميع المهام. نتوقع أن يكون السعر معقولاً بالنظر إلى حجم المنظمة وحجم العمل المطلوب (موضح أكثر في جدول التسعير).
• أي رسوم قانونية حكومية أخرى ستكون قابلة للاسترداد من قبل المنظمة بشرط تقديم إيصالات دفع رسمية ومؤيدة.
• حق الاختيار: تحتفظ المنظمة بالحق في قبول أي من الخيارين وفقاً لتقديرها الخاص.
2. يُستبعد المزودون من المشاركة في التوريد في الحالات التالية:
• إذا كانوا في حالة إفلاس، أو تدار شؤونهم من قبل المحاكم، أو دخلوا في ترتيبات مع الدائنين، أو تم تعليق أنشطتهم التجارية، أو كانوا موضوع إجراءات متعلقة بهذه الأمور.
• إذا تم إدانتهم بجريمة تتعلق بسلوكهم المهني بحكم يحوز قوة الأمر المقضي به.
• إذا ارتكبوا خطأ مهنياً جسيماً تثبته المنظمة بأي وسائل مبررة.
3. لن يتم منح العقد لأي مزود خلال إجراءات الشراء إذا كان:
• في حالة تضارب مصالح.
• مداناً بتقديم معلومات مضللة مطلوبة من جهة التعاقد، أو فشل في تقديم هذه المعلومات.
• يقع في إحدى حالات الاستبعاد المذكورة أعلاه.
4. قبل منح العقد، سيُطلب من الفائز تقديم معلومات عن الشركة والموظفين الأساسيين لإجراء فحص التحقق من مكافحة الإرهاب من قبل المنظمة. تشمل المعلومات، أسماء وتواريخ ميلاد وأرقام جوازات/هويات المسؤولين التنفيذيين، المدراء الماليين، والأفراد الأساسيين. يجب اجتياز هذا الفحص قبل توقيع العقد.
5. بعد موافقة المنظمة، يحق للجهات المانحة الوصول إلى جميع مستندات الشراء المحفوظة لدى المنظمة أو المزود للتحقق من اتباع الإجراءات الصحيحة.

• نطاق العمل والمسؤوليات الرئيسية

يقدم المتعاقد القانوني التمثيلات القانونية، الإجراءات الإدارية، والاستشارات القانونية في كل من أربيل وبغداد، والتنسيق المباشر مع الوزارات والجهات الحكومية المعنية، والتي تشمل على سبيل المثال لا الحصر: دائرة المنظمات غير الحكومية (DNGO)،

وزارة الداخلية، مديرية الإقامة، مركز التنسيق المشترك للأزمات (JCC)، دائرة العلاقات الخارجية (DFR)، وزارة الخارجية (MoFA)، مديرية المرور، الهيئة العامة للضرائب / مكاتب الضرائب، نقابة المحاسبين القانونيين، وزارة العدل، سلطات المطار، والاآسايش.

 3.1 – تفصيل المهام الإقليمية:

أ. (أربيل (إقليم كردستان العراق.

• تسجيل المنظمات والأوامر الإدارية: تمثيل المنظمة أمام دائرة المنظمات غير الحكومية في أربيل لتجديد التسجيل، الأوامر الإدارية، وموافقات تغيير مدير الفرع/البلد.
• التأشيرات والإقامة: الإدارة الكاملة لتأشيرات الدخول الإلكترونية، تمديد التأشيرات، تأشيرات الخروج، وتصاريح الإقامة. يتضمن ذلك تنسيب محامٍ محدد ليكون الممثل الرسمي للمنظمة في وزارة الداخلية ومكتب الإقامة لتحديث الرمز والتجديدات.
• الامتثال الضريبي والمالي: المراسلات العامة مع مكتب الضرائب، إعداد وتنسيق تقديم النماذج الضريبية الفصلية والسنوية في الوقت المحدد، تسهيل موافقات التقرير المالي السنوي عبر المحاسبين القانونيين، واستخراج كتاب براءة الذمة الضريبية الرسمي.
• المركبات والمعاملات الإدارية: متابعة معاملات مديرية المرور لتسجيل وتجديد سيارات المنظمة، إدارة الوكالات القانونية، الترجمة القانونية، وفك وتأسيس الحسابات المصرفية المحلية حسب الحاجة.

ب. (بغداد (العراق الاتحادي .

دائرة المنظمات والتمثيل المركزي: التمثيل والتنسيق الكامل مع دائرة المنظمات غير الحكومية في بغداد، بما في ذلك تحديث الوضع القانوني لمدير المنظمة، والتحضير والتواجد أثناء زيارات التفتيش الرسمية للدائرة.

• التأشيرات والخارجية: إصدار تأشيرات الدخول المتعددة للموظفين الدوليين، تأشيرات الزيارة المفردة، تمديد التأشيرات، وتأشيرات الخروج. التنسيق مع وزارة الخارجية ودائرة العلاقات الخارجية لتصديق المستندات والمسح الأمني.
• التقديمات المالية والقانونية: تقديم التقارير المالية السنوية إلى دائرة المنظمات غير الحكومية الاتحادية بالتنسيق مع المحاسبين القانونيين ونقابة المحاسبين القانونيين.

3.2  - الخدمات القانونية والاستشارية المتخصصة

• الآراء والاستشارات القانونية: تقديم آراء قانونية متخصصة واستشارات حول قانون العمل العراقي، لوائح المنظمات غير الحكومية، الالتزامات الضريبية، أنظمة الضمان الاجتماعي، بروتوكولات السفر/المطارات، والامتثال التنظيمي.

• مراجعة العقود والموارد البشرية: مراجعة وصياغة عقود الموارد البشرية، المذكرات، شروط توظيف الموظفين المحليين، إنهاء الخدمات، عقود التوريد والمشتريات، ومذكرات التفاهم مع الشركاء لضمان نفاذيتها قانونياً وتوافقها مع التشريعات الوطنية.
• توثيق المستندات والترجمة: تسهيل الترجمة القانونية المعتمدة (عربي/كردي/إنكليزي) وإجراء التصديقات متعددة المراحل للمستندات لدى دائرة المنظمات، وزارة الخارجية، ودائرة العلاقات الخارجية، ووزارة العدل.

• المخرجات الرئيسية ومعايير الخدمة

تُنفذ جميع المهام ضمن الأوقات الإدارية القياسية وبما يتوافق مع الإجراءات القانونية. يجب على المتقدمين تقديم سعر شامل، أو هيكل تكلفة لكل مهمة، أو تقديم عرض يشمل الخيارين. تحتفظ المنظمة بحق تحديد نمط التسعير المقبول.

• المتطلبات العملياتية والتواجد

• أيام وساعات العمل: من الأحد إلى الخميس، من الساعة 08:00 صباحاً حتى 05:00 مساءً (بتوقيت العراق المحلي).
• التواجد الميداني والمكتبي: يلتزم المتعاقد القانوني بتوفير محامين ومسؤولي علاقات حكومية للتواجد الشخصي في الوزارات في أربيل وبغداد أو أي محافظة أخرى، وحضور الاجتماعات في مكاتب المنظمة عند الطلب.
• الأرشفة وحفظ الملفات: إنشاء وصيانة نظام أرشفة كامل ومحدث (إلكتروني وورقي) لجميع سجلات المنظمة القانونية، الموافقات، التأشيرات، وإيصالات الضرائب.

• متطلبات التأهيل ومعايير الاختيار

• التسجيل القانوني: شركة قانونية أو استشارية مسجلة بالكامل ومُرخصة للممارسة في كل من العراق الاتحادي وإقليم كردستان العراق.
• الخبرة المهنية: خبرة لا تقل عن 8 سنوات في تقديم التمثيل القانوني، الاستشارات الضريبية، والتنسيق الحكومي للمنظمات غير الحكومية الدولية (INGOs) في العراق.
• الكادر الأساسي: محامون مجازون ومنتمون لنقابة المحامين العراقيين ونقابة محامي كردستان، مع سجل خبرة مثبت في التعامل مع دائرة المنظمات، وزارة الداخلية، ومديريات الضرائب.

7. 7. التقديم والموعد النهائي:

أ. يمكنكم تقديم طلبكم، مرفقًا بالمتطلبات المذكورة أدناه، إلى البريد الإلكتروني: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.، ولأي استفسارات أو توضيحات، يمكنكم التواصل معي عبر تطبيق واتساب على الرقم (07510670660)، وذلك في موعد أقصاه 7 سبتمبر 2026 الساعة 11:59 مساءً.

ب. المستندات المطلوبة للتقديم:

سيرة ذاتية مفصلة (مع المستندات الداعمة، مثل التسجيلات/التراخيص، وبيان الخبرات السابقة مع الجهات والمؤسسات الأخرى).

ملخص عرض السعر (العرض المالي – المرفق مرفق).

إقرار المورد (المرفق مرفق).

الشروط المرجعية (مرفقة).

ملفات المناقصة

6a8c1410c0d25-annex-i-supplier-declaration.pdf
6a8c1410c2498-terms-of-reference-tor-legal-services-arabic-version-1.pdf
6a8c1410c2ad8-terms-of-reference-tor-legal-services-ab-aa-rev2.pdf
6a8c1410c306d-annex-ii-quotation-summary-option-a.pdf
6a8c1410c3498-annex-ii-quotation-summary-option-b.pdf