Tender Title: PROVISION OF RENTAL VEHICLE SERVICES
Tender No: ERB101005
Location: Ninawa
Tender Package Available from: 2022-10-16
Deadline for Offer Submission: 2022-10-31 at 17:00 (Iraqi Time)

 

Nonviolent Peace Force Invitation to Bid No. ERB101005 – PROVISION OF RENTAL VEHICLE SERVICES

Tender Closing Date & Time: 31.10.2022, 1700hrs, Iraq time

Dear Sir/Madam,

Nonviolent Peaceforce (NP) is a global non-profit organization. We protect civilians in violent conflicts through unarmed strategies. We build peace side by side with local communities. We advocate for the wider adoption of these approaches to safeguard human lives and dignity.

Within the framework of its program in IRAQ, Nonviolent Peaceforce is inviting prospective companies offering vehicle rental services to submit bids under an INVITATION TO BID (ITB) process for the following vehicle rentals for a period of twelve (12) months: in the city of Baaj, Sinjar and Gayyara.

S/N

Item

Unit Type

No. Units

1

Supply of rented vehicle similar or equal in specifications to Toyota Hilux Pick Up. Minimum Specifications of vehicle must incude:

  • Pick Up vehicle
  • Model Year 2015 or newer
  • 4x4 capability
  • Automatic or manual gearbox
  • 2 Litre engine or larger
  • Diesel or Petrol
  • 4 door configuration with 5 seats or more
  • Air conditioning

Vehicle

10

2

Supply of rented vehicle similar or equal in specifications to Mitsubishi Pajero. Minimum Specifications of vehicle must include:

  • 4X4 passenger vehicle
  • Model Year 2015 or newer
  • 4x4 capability
  • Automatic or manual gearbox
  • 2 Litre engine or larger
  • Diesel or Petrol
  • Five door configuration with 7 seats or more
  • Air conditioning

Vehicle

2

All vehicles must be provided with the following services within the agreed price:

  • Provision of fully comprehensive insurance cover for all 12 vehicles covered under this tender, arranged with a reputable insurance company in agreement with NP

  • Delivery and recovery of all vehicles to/from the relevant field office location as stated in the contract at the start and end of the contracted period (currently Sinjar, Baaj and Gayyara)

  • Provision of same-day regular vehicle servicing at minimum 4,000km intervals at an agreed central location (to include but not limited to brake pads, tyre replacement and oil change)

  • Provision of emergency vehicle recovery, repair and return services in NP’s field locations as required, including provision of similar replacement vehicle(s) to the relevant field location for interruptions of more than 24hrs while repairs are completed. 

  • All vehicles must have a registration and fuel Coupon within Ninawa governorate. 

Companies should submit their bid by email in English Language, as scans of original signed and stamped hardcopy documents. Submissions must include the following components:

  1. A copy of the company business registration document

  2. A copy of the company profile or brochure

  3. A capacity statement outlining experience in delivering said services, including references from at least one previous client

  4. A technical bid, outlining the vehicle makes, models and production years that the bidder is offering to provide, plus details of the insurance company and coverage plan they intend to use to cover the vehicles

  5. A financial bid quoted in USD (inclusive of the cost of insurance, servicing, etc. outlined above, and all associated tax and fees) that states clearly the monthly rental price for each type of vehicle being offered within this bid. 

All documents must be signed and stamped by the relevant Company Representative. All bids must be valid for 30 calendar days from the closing date of the tender advertisement.

Bids should be sent to the following e-mail address before the closing date: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Please title tender request emails with the following title: TENDER ERB101006 PROVISION OF RENTAL VEHICLE SERVICES

. Please send to this email address only and DO NOT copy to other NP email addresses. 

Successful bidders will be required to sign NP’s Ethical Procurement Policy and may be required to provide additional information for review prior to any contract offer. Dates and location of deliveries and servicing arrangements will be agreed within the parameters of the above specifications prior to contract signature.


الدعوة لتقديم العروض من قبل منظمة ضد عنف ونشر السلام المرقمة بـ ERB101005 – في مجال توفير خدمات تأجير السيارات.

تاريخ ووقت انتهاء تقديم العروض : 30.10.2022 الساعة 1700 بتوقيت العراق

السيدات والسادة

منظمة ضد عنف ونشر السلام (NP) هي منظمة عالمية غير ربحية. نحن نحمي المدنيين في النزاعات العنيفة من خلال استراتيجيات غير مسلحة. نحن نبني السلام جنباً إلى جنب مع المجتمعات المحلية. نحن ندعو إلى تبني هذه الأساليب على نطاق أوسع لحماية حياة الإنسان وكرامته. 

في إطار برنامجها في العراق ، تدعو منظمة ضد عنف ونشر السلام (NP) الشركات المهتمة والتي تقدم خدمات تأجير السيارات إلى تقديم عروضها في إطار عملية دعوة لتقديم العروض (ITB) لتأجير المركبات التالية لمدة اثني عشر (12) شهرًا: في المدن التالية: بعاج و سنجار والكيارة.

الرقم التسلسلي

المواد

نوع المادة

العدد

1

توفير سيارة مستأجرة مماثلة أو مماثلة لمواصفات تويوتا هايلكس بيك أب. يجب أن تتضمن المواصفات الدنيا للسيارة ما يلي:

- سيارة حمل (بيك اب)

- طراز عام 2015 أو أحدث

- قدرة دفع رباعي

- ناقل حركة أوتوماتيكي أو يدوي

- محرك 2 لتر أو أكبر

- ديزل أو بنزين

- 4 أبواب مع 5 مقاعد أو أكثر

- تكييف

عجلة

10

2

توفير سيارة مستأجرة مشابهة أو مماثلة لمواصفات ميتسوبيشي باجيرو. يجب أن تتضمن المواصفات الدنيا للسيارة ما يلي:

- سيارة ركاب دفع رباعي

- طراز عام 2015 أو أحدث

- قدرة دفع رباعي

- ناقل حركة أوتوماتيكي أو يدوي

- محرك 2 لتر أو أكبر

- ديزل أو بنزين

- خمسة أبواب مع 7 مقاعد أو أكثر

- تكييف

عجلة

2

يجب انت تتوفر جميع الشروط التالية في العجلات ضمن السعر المتفق عليه :

- توفير تغطية تأمينية شاملة لجميع المركبات الـ 12 التي يغطيها هذا العرض ، بترتيب مع شركة تأمين مرموقة بالاتفاق مع NP

- تسليم واسترداد جميع المركبات من و إلى موقع المكتب الميداني ذي الصلة كما هو مذكور في العقد في بداية ونهاية الفترة المتعاقد عليها (حالياً سنجار وبعاج وكيارة)

- توفير خدمة منتظمة للمركبة في نفس اليوم على فترات لا تقل عن 4000 كيلومتر في موقع مركزي متفق عليه (يشمل على سبيل المثال لا الحصر وسادات الفرامل واستبدال الإطارات وتغيير الزيت)

- توفير خدمات الاسترداد والإصلاح والإرجاع في حالات الطوارئ للمركبة في المواقع الميدانية لـ NP كما هو مطلوب ، بما في ذلك توفير مركبة (مركبات) بديلة مماثلة إلى الموقع الميداني ذي الصلة للانقطاعات لأكثر من 24 ساعة أثناء اكتمال الإصلاحات.

- يجب أن يكون لدى جميع المركبات بطاقة تسجيل وقسيمة وقود داخل محافظة نينوى. 

يجب على الشركات تقديم عروضها عبر البريد الإلكتروني باللغة الإنجليزية ، كمسح ضوئي للوثائق الأصلية الموقعة والمختومة. يجب أن تتضمن التقديمات المكونات التالية:

1. نسخة من وثيقة تسجيل الشركة

2. نسخة من الملف التعريفي أو الكتيب الخاص بالشركة

3. بيان القدرات الذي يحدد الخبرة في تقديم الخدمات المذكورة ، بما في تزكية من عميل سابق واحد على الأقل

4. عرض تقني يوجز اسم شركة السيارة وانواع طرازها وسنوات الإنتاج التي يعرضها مقدم العرض ، بالإضافة إلى تفاصيل عن شركة التأمين وخطة التغطية التي يعتزمون استخدامها لتغطية المركبات

5. عرض مالي بالدولار الأمريكي (بما في ذلك تكلفة التأمين والخدمة وما إلى ذلك الموضحة أعلاه ، وجميع الضرائب والرسوم المرتبطة بها) ييبين بصورة واضحة سعر الإيجار الشهري لكل نوع من المركبات التي يتضمنها هذا العرض .

يجب توقيع جميع المستندات وختمها من قبل ممثل الشركة المعني. يجب أن تكون جميع العروض صالحة لمدة 30 يوماً تقويمياً من تاريخ إغلاق العروض المعلن.

يجب إرسال العروض إلى عنوان البريد الإلكتروني التالي قبل تاريخ الإغلاق: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

. يرجى عنوان رسائل البريد الإلكتروني الخاصة يرجى كتابة العنوان التالي عند ارسال البريد الالكتروني :

 TENDER ERB101006 PROVISION OF RENTAL VEHICLE SERVICES 

. يرجى الإرسال إلى عنوان البريد الإلكتروني هذا فقط وعدم النسخ إلى عناوين بريد إلكتروني أخرى في NP. 

سيُطلب من مقدمي العطاءات الناجحين التوقيع على سياسة المشتريات الأخلاقية الخاصة بـ NP وقد يُطلب منهم تقديم معلومات إضافية للمراجعة قبل أي عرض عقد. سيتم الاتفاق على تواريخ ومكان التسليم وترتيبات الخدمة ضمن معايير المواصفات المذكورة أعلاه قبل توقيع العقد.